ARTICLE – Pourquoi certaines administrations sont-elles inefficaces ? Ce qu’en dit la loi de Parkinson

Selon la loi de Parkinson, le travail est comme le gaz : donnez-lui de l’espace et il l’occupe. En d’autres termes, plus on a de temps pour faire quelque chose, plus on traîne…

Par Joseph Le Corre 29/10/2024 LE POINT

Thérèse a la journée devant elle. Son noble objectif : écrire une carte postale à son petit-fils. Réveillée à 8 heures, elle consacre une heure entière à choisir la carte parfaite – celle avec les chatons mignons remporte la bataille. Vient ensuite l’heure du choix du stylo : une bonne demi-heure à comparer le bleu, le noir et le rose pailleté. Puis c’est l’heure du brouillon, entrecoupé de petites pauses bien méritées. Après le déjeuner et un café, Thérèse attaque la version finale avec soin. Il est 16 heures quand, victorieuse, elle se précipite vers la boîte aux lettres, sourire aux lèvres.

Pendant ce temps, à l’autre bout de la France, son petit-fils se souvient soudainement de sa promesse d’envoyer une carte à sa chère grand-mère. Il ne lui reste que trente minutes avant de partir travailler. N’importe quel stylo – celui qui traîne sur la table – fera l’affaire, et il déverse tout son amour en quelques lignes, rapides mais sincères. En chemin vers le bureau, un détour express par la boîte aux lettres… et le tour est joué !

L’administration est-elle une Mamie Thérèse ? Prend-elle tout son temps pour accomplir ce qui pourrait être fait en un clin d’œil ? La critique est aussi vieille que Thérèse. En 1955, l’historien britannique Cyril Northcote Parkinson publie dans The Economistun article qui fera date. Il y expose ce qui est devenu la célèbre « loi de Parkinson » : « Le travail s’étend de façon à occuper tout le temps disponible pour son achèvement. »

Plus on a le temps, plus on le prend

La critique de Parkinson ne concerne, bien sûr, pas tous les fonctionnaires. Les enseignants, le personnel hospitalier ou encore les forces de l’ordre sont loin de l’inflation bureaucratique pointée par le scientifique. Mais selon lui, le travail est comme le gaz : si vous lui donnez de l’espace, il l’occupera. Dit autrement, plus on a de temps pour faire quelque chose, plus on traîne. Ainsi, si l’on vous accorde trois jours pour rendre un rapport, vous prendrez ces trois jours, même si le rapport en lui-même aurait pu être bouclé en une matinée.

On peut d’abord faire de cette loi une lecture personnelle de notre gestion des tâches au quotidien. Dans une expérience menée dans les années 1960, des chercheurs ont découvert que si des participants recevaient accidentellement plus de temps pour terminer un exercice, ils en profitaient pour traîner, sans pour autant produire un meilleur résultat.

Une autre série d’études, menée en 1999, a demandé à des sujets d’évaluer quatre séries de photos. Lorsqu’on leur annonçait que la quatrième série était annulée, les participants consacraient davantage de temps à tergiverser sur la troisième série plutôt que de terminer leur tâche plus rapidement.

Plus problématique, les chercheurs ont constaté que le fait de prolonger le temps passé sur une tâche – par exemple, compter les lettres d’une phrase – n’améliorait ni la précision ni la capacité de mémorisation lors d’un test surprise de paires de mots effectué ensuite.

La prolifération bureaucratique théorisée par la loi de Parkinson

Si cette loi fait sourire dans le cadre de notre productivité personnelle, elle devient redoutablement sérieuse lorsqu’on s’intéresse à la bureaucratie. Parkinson ne visait pas simplement les procrastineurs du dimanche, mais pointait du doigt un problème plus large : l’inflation administrative. Il écrit : « Le travail étant extensible, il n’y a pas (ou très peu) de relation entre un travail donné et la taille de l’équipe qui en est chargée. »

En effet, à son époque, il observe que même si le nombre de navires de la marine britannique a diminué de deux tiers entre 1914 et 1928, le nombre de bureaucrates a grimpé de 6 % par an. Moins de navires, moins de marins, mais toujours plus de fonctionnaires. Moins de bateaux, moins de marins, mais toujours plus de bureaucrates pour les gérer. Parkinson ironise en parlant d’une « magnifique marine à terre », sans marins ni navires, mais avec un nombre croissant de fonctionnaires.

Pourquoi ? Selon Parkinson, le processus est aussi mécanique qu’inévitable. Il identifie deux forces majeures qui expliquent cette tendance. La première est la loi de la multiplication des subordonnés. Il écrit : « Les fonctionnaires veulent multiplier les subordonnés, non les rivaux. » Imaginez un responsable qui se sent débordé. Que fait-il ? Non, il ne démissionne pas, il ne partage pas son fardeau avec un collègue de son niveau (ce serait se créer un rival, selon Parkinson). Il demande plutôt à recruter des subordonnés. Pas un seul, mais deux, pour éviter qu’un de ces subalternes ne prenne trop d’importance. Et voilà comment débute la prolifération bureaucratique.

La deuxième cause, selon lui : les fonctionnaires créent du travail pour eux-mêmes. Une fois les subordonnés en place, ils se mettent à inventer des tâches pour justifier leur existence. Chaque document passe par plusieurs bureaux, chaque fonctionnaire ajoute son grain de sel, et avant que vous ne vous en rendiez compte, une simple requête s’est transformée en un marathon administratif.

Au-delà de 20 membres, un cabinet de gouvernement est inefficace

Cette prolifération des fonctionnaires n’est pas une simple vue de l’esprit. Parkinson étaye sa théorie avec un appui statistique pour démontrer que l’augmentation du personnel administratif suit une loi mathématique : chaque année, selon lui, les effectifs augmentent de 5 à 6 %, et ce « indépendamment du volume de travail à accomplir ».

Depuis, plusieurs études se sont penchées en détail sur le sujet. En 2008, un groupe de chercheurs américains publie : « La loi de Parkinson quantifiée : trois enquêtes sur l’inefficacité bureaucratique ». 

L’étude confirme l’observation de Parkinson selon laquelle les bureaucraties croissent de manière exponentielle. Chaque cadre bureaucratique cherche à maximiser le nombre de subordonnés sous ses ordres, mais non le nombre de collègues, créant ainsi une dynamique interne qui gonfle les structures administratives sans raison fonctionnelle.

Les chercheurs ont également observé le fameux « coefficient d’inefficacité », théorisé par Parkinson, qui stipule qu’au-delà de 20 membres, les cabinets gouvernementaux deviennent inefficaces. Le groupe a examiné la taille des gouvernements de près de 200 pays. Résultat ? « Plus un cabinet est grand, moins il est efficace. » Ils ont constaté qu’à partir d’un certain point, les groupes deviennent trop gros pour fonctionner correctement. Les membres forment des sous-groupes qui se bloquent mutuellement, et il devient impossible de prendre des décisions unanimes. La paralysie s’installe.